Gestión del tiempo, un viaje hacia el cuadrante de la calidad

Escrito por Guillermo Taboada el 04/06/2015

Decía Michael Althsuler "La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto“.

El factor fundamental para generar valor sostenible es la persona y ésta tiene un recurso escaso como es el tiempo y que además no se puede almacenar.

¿Dónde está la clave?

gestión del tiempo = productividad = valor sostenible

 

¿Qué es la productividad y el valor sostenible?

Definimos la productividad como la relación entre lo producido y los medios empleados para conseguirlo y entendemos por valor sostenible el  beneficio generado a corto, medio y largo plazo para todos los miembros de una organización, respetando el equilibrio entre el desempeño personal, social, medioambiental y económico.
Definidos los conceptos se deduce que el factor clave o eje fundamental es la persona y ésta tiene un recurso escaso como es el tiempo y que además no se puede almacenar.
 
Utilizando como base la matriz de gestión del tiempo de Stephen R. Covey, visualizamos de forma fácil que la productividad aparece reflejada en el cuadrante de la calidad, explicado en función de dos variables, urgencia e importancia.
El cuadrante azul de la CALIDAD, no urgente e importante, nos indica una excelente administración del tiempo, que nos aporta fluidez y planificación en los procesos. Los cuadrantes necesidad, decepción y desperdicio, son aquellos en los que trabajamos con un marcado carácter urgente y en actividades de baja importancia y por tanto no aportan productividad.


¿Qué nos indican los datos de medición de la productividad en el trabajo?
 
•    Según la @NCED (Asociación nacional de centros de e-learning y distancia) cualquier empresa con 100 empleados y un sueldo bruto medio de 30.000€ anuales, pierde todos los años 750.000€ en actividades no necesarias
•    El 17% de la jornada media laboral se utiliza para gestionar el email (WorkMeter)
•     Tenemos una media de 56 interrupciones diarias (WorkMeter)
•    Empleamos 30 horas al mes en reuniones improductivas de las cuales el 38% son imprevistas (WorkMeter)
•     Al día pasamos una media de 9 horas y 19 minutos en la oficina, de las cuales son productivas 6 horas y 34 minutos y  gastamos 62 minutos en micro pausas de menos de 10 minutos (WorkMeter)
•     81 segundos es el tiempo medio que un empleado permanece en una aplicación concentrado (WorkMeter)
Efectivamente, todo parece indicar que gran parte de  nuestro trabajo está localizado en cuadrantes distintos al de la calidad.
Si a esto le añadimos el mito muy generalizado de la separación de la vida personal y la profesional, tenemos una fotografía clara de nuestra posición productiva.


¿Cómo podemos llegar al cuadrante de la calidad?


Para romper el mito diremos que separar la vida laboral de la vida personal es algo contra natura, la diferencia es que a veces trabajas para las metas de otras personas y otras trabajas hacia tus propias metas, existiendo una sola vida.


Con nuestra vida personal y laboral en un único sistema de productividad integral, utilizamos el modelo de ©productividad inteligente para llegar al cuadrante de la calidad, haciendo de la gestión del tiempo un hábito, de la planificación un sistema y de la productividad una meta para conseguir dos claros objetivos: la satisfacción en el trabajo y el valor sostenible.


Los 10 principios claves que propone el modelo para situarnos en el cuadrante de la calidad son los siguientes:
1.    Definir de forma clara la visión empresarial o el propósito personal
2.    Establecer objetivos medibles, ambiciosos, realistas, temporales y específicos
3.    Crear nuevos hábitos estos tienen una conexión directa con la excelencia
4.    Elegir primero lo eficaz para después hacerlo eficiente
5.    Cumplir las leyes del tiempo*
6.    Eliminar la multitarea
7.    Sistematizar los procesos críticos: planificar, organizar, gestionar, controlar y mejorar
8.    Utilizar el error como un sistema de aprendizaje para que no se convierta en defecto
9.    Medir lo que hacemos para poder mejorarlo
10.    Utilizar la tecnología adecuada y optimizar las herramientas ofimáticas.


¿Es posible la integración de los principios claves en un solo modelo de gestión?


Tenemos clara la importancia de la gestión del tiempo, conocemos las leyes que lo gobiernan, creamos nuevos hábitos que generan productividad y satisfacción, y todo ello con un modelo  que nos ayuda a generar valor sostenible.


El modelo ©productividad inteligente permite gestionar todas las herramientas que lo componen a través de un entorno tecnológico colaborativo que posibilita tener todo accesible desde un solo sistema y disponible desde cualquier dispositivo.


Tenemos el modelo, pero si no somos capaces de medir la forma en la que trabajamos, ¿cómo vamos a aumentar nuestras horas productivas?


Efectivamente, lo que no se mide no se puede mejorar, para ello el modelo cuenta con el sistema WorkMeter mediante el cual obtenemos diversos ratios de medición de la productividad y además toda la información necesaria para poder conseguir el perfil óptimo en el trabajo.

¿Qué beneficios obtenemos con el modelo de retribución inteligente?


El sistema de ©productividad inteligente ayuda a crear una nueva dinámica donde la gestión del tiempo produce satisfacción en el trabajo, ésta genera mayor productividad y nos lleva a ser eficazmente eficientes para obtener valor sostenible.
 
Los claros beneficios que nos aporta al implementarlo son:
1.    Productividad
2.    Valor sostenible                                                                         
3.    Eficacia eficiente
4.    Satisfacción en el trabajo
5.    Captación y retención del talento
6.    Colaboración
7.    Reducción de costes laborales


¡¿Conectamos?!


Anexo:
*leyes del tiempo:
LEY DE PARETO
“El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados y viceversa”
 
LA LEY DEL ABC
“Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los resultados: son las actividades A; las B son de mediana productividad y las C poco importantes o rutinarias”
 
LEY DE PARKINSON
“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar  a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realización”
“El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”
 
LEYES DE CARLSON
“Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua” “Programar y realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta”
 
LEY DE ILLICH O DE LA PRODUCTIVIDAD NEGATIVA
“Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”
 
LEY DE MESKIMEN
“Nunca hay tiempo para pensar, planificar o hacer bien un trabajo, pero siempre hay tiempo para repetirlo”
 
LEY DE ECLASIASTÉS
“Hay un momento para todo y un tiempo para cada cosa bajo el cielo”
 
LEY DE SWOBODA O LEY DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS
“Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos que deben ser tenidos en cuenta en la programación de nuestras actividades”
 
LEY DE FRAISSE O DE LA DISMINUCIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO
“El tiempo tiene una dimensión objetiva y otra subjetiva o psicológica, que está en función del interés sentido por la actividad ejercida”
 
LEY DEL VALOR ECONÓMICO DEL TIEMPO
“Establecer el valor de cada hora de trabajo propia es una medida útil que nos aporta lo que cuesta el tiempo perdido o improductivo”
 
LEY DE LA EFICIENCIA FORZADA
“Nunca hay bastante tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay bastante tiempo para hacer las cosas más importantes”

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Escrito por:

Guillermo Taboada
Director de negocio en Interim Manager Consulting
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